전문가 컬럼 바이블 구매요청(PR), 구매주문(PO), 견적 송장(PI), 거래명세서(CI)

✅구매요청(PR)은 회사 내에서 필요한 물품이나 서비스를 구매부서에 요청하는 공식적인 문서를 말합니다.
이 문서에는 필요한 물품의 사양, 수량, 원하는 납기일, 예산 등이 포함되어 있습니다. 구매요청은 필요한 물품이나 서비스가 정확히 무엇인지 명확히 전달하여, 구매부서가 이를 바탕으로 적절한 공급업체를 찾고, 구매 과정을 진행할 수 있도록 돕는 역할을 합니다. 이렇듯 구매요청은 회사 내부의 요구사항을 명확히 하고, 구매 과정이 원활하게 이루어질 수 있도록 하는 중요한 단계이기도 합니다. 💁‍♀️💁‍♂️ 만약, 물건을 새로 구매하게 된다면? 한 사무용품 회사에서 마케팅 부서가 새 프린터를 필요로 한다고 가정해 보겠습니다. 마케팅 부서는 구매요청서를 작성하여, 필요한 프린터의 사양(예: 컬러 인쇄 가능, 무선 연결 가능), 수량(1대), 원하는 납기일(다음 주 금요일) 등을 명시합니다.

이때 작성한 구매요청서는 구매부서에 제출되고, 구매부서는 이를 바탕으로 적합한 프린터를 찾아서 구매를 진행하게 됩니다. 이렇게 하면 마케팅 부서는 필요한 장비를 적시에 받을 수 있게 됩니다.

✅견적송장(PI)은 구매자가 공급자로부터 주문한 상품이나 서비스에 대한 예상 비용을 미리 제시 받는 문서입니다.
이는 실제 거래 송장이 아니라 거래 조건과 비용을 확인하기 위한 예비 송장이라고 생각하면 이해가 쉬우실 겁니다. 견적송장에는 물품의 사양, 수량, 단가, 총액, 배송 조건, 납기일 등이 포함되어 있으며, 이 문서를 통해 구매자는 최종 결정을 내리기 전에 모든 조건을 검토할 수 있습니다.

이렇듯 견적송장은 실제 구매에 앞서 비용과 조건을 명확히 하고, 예산을 계획하는 데 중요한 역할을 합니다. 취업 준비생이나 구매 담당자라면, 견적송장을 통해 거래의 초기 단계를 잘 이해하고 관리하는 것이 중요하다는 점을 기억해 주시는 것이 좋습니다. 💁‍♀️💁‍♂️ 만약, 내가 의류업 구매 담당자라면? 한 의류 회사가 새로운 재질의 원단을 대량으로 구매하려고 한다고 가정해 보겠습니다.
이 회사는 원단 공급업체에게 견적송장을 요청하고, 공급업체는 견적송장을 통해 원단의 종류, 수량, 단가, 총액, 배송 조건 등을 상세히 기재해 의류 회사에 보냅니다. 이때 의류 회사는 이 견적송장을 검토하고, 예산과 조건이 적합하다고 판단되면, 이후에 실제 구매 주문서를 발행하여 거래를 진행하게 되는 겁니다.

이 과정을 통해 의류 회사는 새로운 재질의 원단을 원활하게 구매할 수 있습니다. 이렇듯 견적송장은 의류회사가 구매 결정을 하기 전에 필요한 모든 정보를 제공해 주고, 구매주문서는 이 정보를 바탕으로 실제 거래를 진행하는데 중요한 역할을 하게 됩니다.

✅ 거래명세서(CI)는 판매자와 구매자 간의 거래를 공식적으로 기록한 문서를 말합니다.
주로 수출입 거래에서 사용되며, 판매한 제품의 세부사항, 가격, 총금액, 거래 조건 등을 자세히 기재하게 되며, 이 문서는 세금 계산, 통관 절차, 그리고 나중에 발생할 수 있는 분쟁 해결에 중요한 역할을 하기도 합니다. 💁‍♀️💁‍♂️ 만약, 내가 거래명세서를 확인한다면? 한국의 A회사와 미국의 B회사 사이의 거래를 예로 들어보겠습니다. A회사는 B회사에 스마트폰 100대를 팔기로 했을 때, A회사는 거래명세서를 작성해야 합니다.

[거래명세서 예시]
• 제품명: 스마트폰 모델 X
• 수량: 100대
• 단가: 대당 $300
• 총금액: $30,000
• 판매자와 구매자의 주소: 한국의 A회사 주소와 미국의 B회사 주소
• 거래 날짜: 예시) 2024년 8월 1일
• 배송 조건: 'FOB 서울'이라면 서울에서 출발해 미국까지의 운송 비용은 B회사가 부담한다는 의미입니다.
• 세금 및 관세: 수출입 과정에서 발생할 수 있는 세금이나 관세에 대한 정보도 기재됩니다.

※ 이 문서에는 제품의 이름, 개수, 가격, 그리고 총액이 정확하게 적혀 있어야 합니다.

📌 이때 거래명세서는 아래와 같은 중요 역할을 합니다. ① 정확한 세금/관세 부과
B회사가 제품을 미국으로 들여올 때, 미국 세관이 이 문서를 확인하게 됩니다. 그래서 제품의 정보와 가격을 통해 세금이나 관세를 정확하게 부과할 수 있게 됩니다.

② 분쟁 해결
B회사가 제품을 받았을 때 문제가 생기면, 거래명세서가 제품의 종류와 수량, 가격을 증명하는 데 도움이 됩니다. 그래서 분쟁을 원활하게 해결할 수 있습니다.

③ 회계 기록
A회사와 B회사 모두 이 문서를 회계 기록으로 사용하게 됩니다. 이를 통해 재무 관리를 정확하게 할 수 있게 됩니다.

이렇듯 거래명세서는 거래의 공식적인 기록이자, 세관 통과와 분쟁 해결, 그리고 회계 관리를 위해 꼭 필요한 문서임을 기억하셔야 합니다.

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