Điều khoản Logistics Người nhập khẩu chính thức (Importer of Record - IOR)

1. Người nhập khẩu chính thức (Importer of Record - IOR) là gì?

Người nhập khẩu chính thức, thường được gọi là IOR, là người đại diện được chỉ định trong giai đoạn quan trọng của thủ tục hải quan khi hàng hóa được đưa vào một quốc gia mới. Vai trò này có thể do một công ty hoặc cá nhân đảm nhận và được công nhận chính thức là người nhập khẩu. Trách nhiệm của IOR không chỉ đa dạng mà còn mang ý nghĩa pháp lý quan trọng.

Là người nhập khẩu hợp pháp, IOR có trách nhiệm:

• Thanh toán tất cả các loại thuế và phí nhập khẩu đối với sản phẩm

• Đảm bảo sản phẩm đáp ứng mọi yêu cầu pháp lý tại quốc gia đích

• Xử lý mọi vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động nhập khẩu

IOR là một vai trò thiết yếu trong thương mại xuyên biên giới. Mỗi lô hàng nhập khẩu vào một quốc gia đều phải có IOR được đăng ký trong quá trình làm thủ tục hải quan.
Trong tổng thể thương mại toàn cầu, vai trò của IOR không chỉ mang tính chất vận hành mà còn mang tính nền tảng. Mỗi lô hàng vượt qua biên giới quốc tế đều yêu cầu có một IOR được đăng ký để đảm bảo hàng hóa được thông quan suôn sẻ. Do đó, vai trò này đóng vai trò then chốt trong việc duy trì dòng chảy thương mại toàn cầu, như một chiếc cầu nối giữa các thị trường, nền văn hóa và hệ thống pháp lý khác nhau.

(Source : Firefly, Adobe)

2) Trách nhiệm chính

1. Thanh toán Thuế và Phí

IOR chịu trách nhiệm tài chính về việc thanh toán bất kỳ khoản thuế, lệ phí nào áp dụng cho hàng hóa nhập khẩu khi chúng vào nước điểm đến. Bao gồm:

• Thuế nhập khẩu – Các khoản thuế đánh vào hàng hóa nhập khẩu dựa trên phân loại thuế quan và các hiệp định thương mại. Thuế thường được tính theo phần trăm giá trị lô hàng.

• Thuế tiêu thụ đặc biệt – Các loại thuế bổ sung áp dụng cho một số sản phẩm nhập khẩu như rượu, thuốc lá, nhiên liệu và hàng xa xỉ. Mức thuế tiêu thụ đặc biệt thay đổi tùy theo loại sản phẩm.

• Phí xử lý hàng hóa – Các khoản phí hành chính nhỏ do Hải quan thu trên các lô hàng chính thức để bù đắp chi phí hành chính.

• Phí bảo trì cảng – Các khoản phí thu trên các lô hàng cập cảng Hoa Kỳ bằng tàu biển nhằm tài trợ cho việc bảo trì và phát triển cảng.

• Phí lưu kho tại kho ngoại quan – Phí lưu trữ hàng hóa trong kho hải quan ngoại quan trước khi làm thủ tục nhập khẩu chính thức.

• Phí kiểm tra bổ sung – Các khoản phí có thể phát sinh nếu Hải quan yêu cầu kiểm tra thêm lô hàng.

Số tiền phải trả phụ thuộc vào phân loại hàng hóa, giá trị và quốc gia xuất xứ cùng các yếu tố khác. Là IOR, việc xác định ước tính thuế và phí trước khi nhập khẩu là rất quan trọng để tránh chi phí phát sinh không mong muốn.

2. Tuân thủ Thương mại

IOR chịu trách nhiệm về tuân thủ các quy định vào thời điểm nhập khẩu. IOR phải đảm bảo:

• Hàng hóa được phân loại đúng theo biểu thuế quan của quốc gia nhập khẩu. Phân loại sai có thể dẫn đến tiền phạt về thuế.

• Các yêu cầu đủ điều kiện của chương trình thương mại áp dụng được đáp ứng. Bao gồm hiệp định thương mại tự do, chương trình thương mại đặc biệt, v.v.

• Quốc gia xuất xứ được khai báo đúng theo nguyên tắc biến đổi cơ bản.

• Giá trị hàng nhập khẩu được xác định chính xác cho mục đích hải quan.

• Tất cả giấy phép, cấp phép và các yêu cầu nhập khẩu khác được đáp ứng. Một số sản phẩm yêu cầu giấy phép trước khi nhập khẩu chính thức.

• Không có hàng hóa bị cấm hoặc bị hạn chế trong lô hàng.

Vi phạm quy định thương mại có thể dẫn đến chậm trễ, phạt tiền hoặc thậm chí bị tịch thu hàng hóa. Vì vậy, IOR cần xây dựng hệ thống tuân thủ mạnh mẽ.

3. Khai báo Hải quan và Hồ sơ tài liệu

IOR có nhiệm vụ khai báo chính thức lô hàng với Hải quan khi hàng đến nơi. Điều này yêu cầu nộp hồ sơ chính xác cùng với các tài liệu cần thiết như hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, và giấy chứng nhận xuất xứ.

Quy trình nhập khẩu khác nhau tùy theo quốc gia và đặc điểm lô hàng. Tại Hoa Kỳ, các loại khai báo bao gồm:

• Khai báo tiêu dùng (Consumption Entry) – Khai báo cho hàng hóa sẽ ở lại thị trường Hoa Kỳ để bán hoặc sử dụng. Đây là hình thức phổ biến nhất.

• Tạm nhập tái xuất (Temporary Import Bond – TIB) – Nhập khẩu tạm thời hàng hóa dự kiến sẽ tái xuất trong một thời gian nhất định.

• Khai báo vào Khu thương mại tự do (Foreign Trade Zone – FTZ) – Nhập hàng vào FTZ để lưu trữ, sản xuất hoặc tái xuất, cho phép trì hoãn thuế và phí.

• Vận chuyển nội địa trong điều kiện "in-bond" – Vận chuyển hàng hóa đến một cảng nội địa Hoa Kỳ dưới sự kiểm soát của Hải quan.

Việc lựa chọn loại khai báo phù hợp là rất quan trọng để tránh trì hoãn và chi phí phát sinh. IOR chịu trách nhiệm xác định quy trình nhập khẩu tối ưu dựa trên mục đích sử dụng hàng hóa nhập khẩu.

(Source : Firefly, Adobe)

3) Sự khác biệt giữa Châu Âu và Hoa Kỳ

Sự khác biệt về yêu cầu đối với Importer of Record (IOR) giữa Châu Âu và Hoa Kỳ đối với người bán hàng trên Amazon chịu ảnh hưởng bởi các quy định hải quan, thuế quan và môi trường thị trường riêng biệt của từng khu vực. Dưới đây là tổng quan:

Châu Âu

Tuân thủ VAT: Tại Châu Âu, Thuế Giá Trị Gia Tăng (VAT) là một yếu tố quan trọng. Người bán phải đăng ký VAT tại từng quốc gia EU nơi họ lưu trữ hoặc bán hàng hóa. IOR chịu trách nhiệm đảm bảo việc tính toán và thanh toán VAT chính xác.

Mã EORI: Số đăng ký và định danh doanh nghiệp kinh tế (EORI) là bắt buộc để nhập khẩu hàng hóa vào EU. Đây là yếu tố thiết yếu để làm thủ tục hải quan.

Quy định đa dạng: Mỗi quốc gia Châu Âu có các quy định và tiêu chuẩn nhập khẩu riêng, có thể khác biệt đáng kể. Một IOR cần phải hiểu rõ quy định cụ thể tại từng quốc gia mà họ nhập hàng vào.

Luật bảo vệ dữ liệu: Các luật bảo vệ dữ liệu nghiêm ngặt tại Châu Âu, như GDPR, có thể ảnh hưởng đến cách người bán Amazon và IOR xử lý dữ liệu khách hàng trong quá trình giao dịch.

Quy định môi trường: Châu Âu có các quy định môi trường nghiêm ngặt, bao gồm quy định về xử lý chất thải và tiêu chuẩn bao bì, mà IOR cần tuân thủ.

Hoa Kỳ

Bảo lãnh hải quan: Tại Hoa Kỳ, thường yêu cầu bảo lãnh hải quan để nhập khẩu hàng hóa. Giấy bảo lãnh này hoạt động như một cam kết rằng tất cả các khoản thuế, phí và nghĩa vụ đối với chính phủ liên bang sẽ được thanh toán.

Biểu thuế hài hòa (HTS): Hoa Kỳ sử dụng Biểu thuế hài hòa (HTS) để phân loại hàng hóa nhập khẩu. Việc phân loại chính xác rất quan trọng để xác định các loại thuế và phí áp dụng.

Quy định liên bang và tiểu bang: Ngoài các quy định nhập khẩu ở cấp liên bang, từng tiểu bang cũng có thể có các quy định và thuế bổ sung. IOR cần nắm rõ điều này khi nhập khẩu hàng.

Quy định của FDA và các cơ quan khác: Với một số loại hàng hóa như thực phẩm hoặc sản phẩm chăm sóc sức khỏe, việc tuân thủ quy định của Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ (FDA) và các cơ quan liên quan là cần thiết.

Ghi nhãn xuất xứ hàng hóa: Hoa Kỳ có yêu cầu nghiêm ngặt về việc ghi rõ nguồn gốc xuất xứ trên các sản phẩm nhập khẩu, điều mà IOR phải đảm bảo thực hiện chính xác.

Người bán hàng trên Amazon cần hiểu rõ và thích ứng với các yêu cầu IOR cũng như khung quy định khác biệt giữa Châu Âu và Hoa Kỳ. Điều này không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành trơn tru và thành công của hoạt động kinh doanh quốc tế.

(Source : Firefly, Adobe)

4) Lợi ích và Rủi ro của các mô hình IOR

Đối với các công ty tham gia vào thương mại quốc tế, việc lựa chọn đúng mô hình Importer of Record (IOR) là điều cốt yếu để cân bằng giữa mức độ kiểm soát chuỗi cung ứng và rủi ro pháp lý. Có ba lựa chọn chính:

1. Người mua tại Hoa Kỳ (U.S. Buyer)

Người mua tại Hoa Kỳ (hoặc người nhận hàng) được chỉ định làm IOR tại thời điểm nhập khẩu. Mô hình này mang lại mức độ kiểm soát tối đa cho người mua, nhưng đồng thời cũng đồng nghĩa với việc chịu mức rủi ro cao nhất. Là IOR, người mua chịu trách nhiệm trực tiếp về việc tuân thủ quy định nhập khẩu và thanh toán tất cả các loại thuế/phí cho Hải quan Hoa Kỳ.

Lợi ích

• Kiểm soát và minh bạch toàn bộ chuỗi cung ứng: Người mua tại Hoa Kỳ kiểm soát trực tiếp quy trình nhập khẩu, giúp quản lý tốt hơn thời gian và luồng hàng hóa.

• Đảm bảo tuân thủ: Là IOR, người mua có thể trực tiếp đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn nhập khẩu của Hoa Kỳ.

• Giao tiếp trực tiếp: Đơn giản hóa việc làm việc với hải quan và các cơ quan quản lý khác.

Rủi ro

• Trách nhiệm cao: Người mua phải chịu toàn bộ trách nhiệm pháp lý và tài chính liên quan đến việc tuân thủ, thuế và phí.

• Độ phức tạp cao: Quản lý quy định và hồ sơ nhập khẩu có thể rất phức tạp và tốn thời gian.

• Yêu cầu nguồn lực nội bộ: Cần có đội ngũ chuyên trách về tuân thủ thương mại để xử lý vai trò IOR.

→ Mô hình này phù hợp với các nhà nhập khẩu lớn có đủ năng lực nội bộ để xử lý mọi vấn đề liên quan đến IOR. Mức độ kiểm soát cao nhưng cũng đi kèm với mức độ trách nhiệm lớn.

2. Nhà cung cấp nước ngoài (Foreign Supplier)

Nhà cung cấp hoặc người gửi hàng ở nước ngoài được chỉ định làm IOR tại thời điểm xuất khẩu sang Hoa Kỳ. Mô hình này giúp người mua Hoa Kỳ giảm thiểu rủi ro, nhưng làm giảm khả năng kiểm soát chuỗi cung ứng.

Lợi ích

• Đơn giản hóa cho người mua: Người mua tại Hoa Kỳ không cần đảm nhận trách nhiệm nhập khẩu.

• Chuyên môn sẵn có: Nhà cung cấp có thể có nhiều kinh nghiệm hơn trong việc xử lý thủ tục xuất khẩu.

• Tiết kiệm nguồn lực: Người mua không cần đội ngũ chuyên trách tuân thủ nhập khẩu.

Rủi ro

• Phụ thuộc vào nhà cung cấp: Nếu nhà cung cấp không am hiểu đầy đủ quy định nhập khẩu Hoa Kỳ, có thể dẫn đến sai sót.

• Chi phí cao hơn: Quy trình thiếu hiệu quả có thể làm phát sinh thuế/phí không cần thiết và đẩy giá thành lên cao.

• Nguy cơ trễ hàng: Giao tiếp không hiệu quả hoặc quản lý sai sót có thể gây trì hoãn và chi phí bổ sung.

→ Mô hình này phù hợp với các công ty nhỏ muốn thuê ngoài trách nhiệm IOR và giảm yêu cầu nguồn lực nội bộ. Tuy nhiên, việc thiếu kiểm soát có thể làm phát sinh chi phí không mong muốn.

3. Đơn vị giao nhận quốc tế (Freight Forwarder)

Một nhà cung cấp dịch vụ logistics chuyên nghiệp được chỉ định làm IOR để hỗ trợ nhập khẩu thay mặt người mua. Mô hình này cho phép thuê ngoài trách nhiệm IOR trong khi vẫn giữ một mức độ giám sát nhất định từ phía người mua.

Lợi ích

• Chuyên môn vận chuyển: Các đơn vị giao nhận chuyên về vận chuyển quốc tế và thủ tục thông quan.

• Hiệu quả vận hành: Có thể giúp rút ngắn thời gian giao hàng và tối ưu chi phí.

• Quản lý rủi ro: Có kinh nghiệm trong việc xử lý các rủi ro liên quan đến thương mại quốc tế.

• Tính linh hoạt: Có thể điều chỉnh dịch vụ phù hợp với từng lô hàng cụ thể.

Rủi ro

• Chi phí bổ sung: Có thể phát sinh thêm phí dịch vụ.

• Kiểm soát gián tiếp: Người mua và nhà cung cấp có ít quyền kiểm soát trực tiếp hơn đối với quy trình nhập khẩu.

→ Mô hình này phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ đến trung bình muốn cân bằng giữa kiểm soát nhập khẩu và việc giảm rủi ro bằng cách sử dụng chuyên môn của bên thứ ba.

(Source : Firefly, Adobe)

5) Cách chọn Dịch vụ Importer of Record (IOR) Tối ưu

Khi lựa chọn dịch vụ Importer of Record (IOR) từ bên thứ ba, đặc biệt đối với người bán hàng trên Amazon, có một số yếu tố then chốt cần xem xét để đảm bảo quy trình nhập khẩu diễn ra suôn sẻ và hiệu quả:

1. Kinh nghiệm và Uy tín

• Thành tích đã được chứng minh: Tìm dịch vụ đã có thành công rõ ràng trong việc xử lý nhập khẩu tại thị trường mục tiêu cụ thể của bạn. Điều này bao gồm kinh nghiệm với loại sản phẩm bạn đang kinh doanh và sự am hiểu các quy định nhập khẩu tại quốc gia đó.

• Uy tín trong ngành: Tham khảo đánh giá, lời chứng thực và các nghiên cứu điển hình từ những người bán khác. Uy tín tốt trong ngành là dấu hiệu đáng tin cậy về chất lượng và hiệu quả.

• Chuyên môn về tuân thủ: Đảm bảo nhà cung cấp dịch vụ hiểu rõ các yêu cầu pháp lý và quy định của thị trường mục tiêu để tránh những sai sót hoặc chậm trễ tốn kém.

2. Hiệu quả chi phí

• Giá cả minh bạch: Hiểu rõ toàn bộ chi phí ngay từ đầu. Điều này bao gồm phí dịch vụ, thuế hải quan, thuế nhập khẩu và các khoản phí phát sinh khác.

• So sánh chi phí: Khảo sát và so sánh giá của nhiều dịch vụ IOR khác nhau. Hãy cẩn trọng với các mức giá "quá rẻ", vì có thể không bao gồm các dịch vụ cần thiết.

• Giá trị tương xứng với chi phí: Cân nhắc chất lượng dịch vụ đi kèm với mức giá. Phương án rẻ nhất chưa chắc là tốt nhất nếu thiếu các dịch vụ hoặc hỗ trợ cần thiết.

3. Hỗ trợ và Giao tiếp

• Hỗ trợ khách hàng đáng tin cậy: Lựa chọn nhà cung cấp có dịch vụ chăm sóc khách hàng mạnh mẽ. Điều này rất quan trọng để giải quyết nhanh chóng và hiệu quả các vấn đề phát sinh.

• Giao tiếp rõ ràng: Khả năng giao tiếp dễ dàng với dịch vụ IOR là rất quan trọng — bao gồm sự rõ ràng trong việc giải thích quy trình, phản hồi nhanh và cung cấp thông tin cập nhật về lô hàng.

• Ngôn ngữ và khả năng tiếp cận: Nếu hoạt động tại thị trường nước ngoài, hãy xem xét liệu dịch vụ có hỗ trợ ngôn ngữ mà bạn sử dụng và có sẵn trong giờ làm việc của bạn hay không.

Các yếu tố bổ sung cần cân nhắc

• Công nghệ và theo dõi: Hệ thống theo dõi tiên tiến có thể cung cấp cập nhật thời gian thực về tình trạng lô hàng, giúp bạn kiểm soát tốt hơn và yên tâm hơn.

• Mối quan hệ với hải quan: Một dịch vụ IOR tốt có thể có quan hệ chặt chẽ với cơ quan hải quan, giúp quá trình nhập khẩu diễn ra trơn tru hơn.

• Khả năng mở rộng: Khi doanh nghiệp bạn phát triển, dịch vụ IOR cũng cần có khả năng đáp ứng nhu cầu tăng trưởng — từ khối lượng hàng hóa lớn hơn đến các yêu cầu logistics phức tạp hơn.

Việc mở rộng kinh doanh Amazon ra thị trường quốc tế đòi hỏi phải hiểu rõ vai trò của Importer of Record (IOR). Nắm vững các khía cạnh về tuân thủ pháp lý, tối ưu quy trình logistics và lựa chọn đúng đối tác IOR sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua các rào cản thương mại quốc tế một cách hiệu quả. Chiến lược này sẽ tạo nền tảng vững chắc để doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ trong môi trường toàn cầu.